Na podstawie licznych zapytań, które spływają do nas od potencjalnych Klientów zainteresowanych realizacją projektu IT, postanowiłem napisać krótki wpis, który pozwoli odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania i wątpliwości, aby łatwiej było zrozumieć sposób działania software house’u, takiego jakim jest Exaco.
Kontakt z dostawcą usług IT rozpoczyna się najczęściej od podpisania umowy NDA (umowa o zachowaniu poufności), a następnie dostawca otrzymuje od Klienta brief z opisem projektu. Taki brief to przeważnie dokument liczący kilka-kilkanaście stron tekstu, obrazków, wykresów, które opisują unikatowy pomysł Klienta. Brief pozwala dostawcy rozeznać się w pomyśle, zrozumieć koncepcję, określić umowną wielkość projektu, a także zdecydować, czy projekt jest możliwy do realizacji w ramach technologii, w których dany software house się specjalizuje.
Czy brief pozwala na rzetelną wycenę projektu?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ale z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej nie. Na podstawie doświadczenia z wcześniejszych realizacji można określić rząd wielkości, ale będą to najczęściej bardzo szerokie widełki np. 100-500 tys. , które pozwolą określić, czy mamy do czynienia z tysiącami czy milionami.
Realizacja projektu IT jest w wielu aspektach podobna do realizacji projektu budowlanego. Każdy, kto miał okazję budować dom, a w szczególności bardzo popularną w Polsce metodą gospodarczą, ten wie, że idąc do murarza, aby podał nam koszt naszego wymarzonego budynku, trzeba mieć ze sobą projekt od architekta. Żaden budowlaniec nie wyceni nam kosztów swoich prac na podstawie opisu, który będzie mówił, że chcemy mieć drzwi, chcemy mieć okna i może nawet kominek. Rzetelna wycena wymaga precyzyjnych informacji – w przeciwnym razie otrzymamy coś zupełnie innego niż sobie wyobrażaliśmy, bądź zostaną popełnione błędy, których nie da się już naprawić.
I tu branża IT ma pewną przewagę, bo w IT zawsze można dokonać przeróbek, zawsze można coś poprawić i przebudować.
Zlecając realizację projektu do software house’u możemy się spodziewać jednego z dwóch podejść do wyceny i realizacji:
- Agile z rozliczeniami Time and Materials
- Waterfall z rozliczeniami Fixed Price
Które jest lepsze? Odpowiedź jest prosta – żadne. Każde ma swoje wady i zalety. Nie ma też co wierzyć, że dane podejście będzie tańsze – projekt IT będzie kosztował tyle ile jest w nim faktycznej pracy do zrobienia. Próby nadmiernego oszczędzania najczęściej kończą się opóźnieniami w realizacji lub spadkiem jakości finalnego produktu.
Pytanie więc, które podejście do realizacji wybrać? Postaram się poniżej w kilku słowach opisać wady i zalety każdego z nich. Nie będę się tu zagłębiał w same metodyki prowadzenia projektów – skupię się bardziej na aspektach finansowych i organizacyjnych.
Podejście zwinne (agile) nadaje się idealnie dla Klientów, którzy nie mają jeszcze do końca wyklarowanej wizji lub też projekt jest na tyle innowacyjny, że trzeba bardzo szybko i bardzo często weryfikować założenia projektowe z rynkiem i użytkownikami. W tym przypadku do realizacji projektu wykorzystujemy najczęściej metodykę SCRUM i 2 tygodniowe sprinty, w których zespół projektowy pracuje wspólnie z Klientem nad daną funkcjonalnością, która ma być dowieziona na koniec sprintu. Do zespołu powoływane są osoby, które zapewniają wszystkie potrzebne w danym etapie projektu kompetencje, przez co zespół jest samowystarczalny i może dowolnie, w trakcie trwania projektu zmieniać kierunek, modyfikować założenia i dostosowywać projekt do faktycznych potrzeb użytkownika. W tak prowadzonym projekcie nie wytwarzamy nadmiernej dokumentacji na początku, a skupiamy się na danym sprincie, bo jego wynik i feedback od użytkowników może sprawić wywrócenie założeń i prac na kolejne sprinty o 180 stopni.
Rozliczenia w takim modelu są realizowane na zasadach Time and Materials – czyli Klient płaci za czas pracy zespołu, który jest dedykowany tylko do tego projektu.
Największą zaletą takiego podejścia jest stałe reagowanie na zmianę, a także możliwość szybkiego wejścia na rynek z nowym rozwiązaniem w celu odebrania informacji zwrotnej od końcowych użytkowników.
W modelu waterfall z rozliczeniami typu fix pracujemy z Klientami, którzy mają bardzo mocno sprecyzowane wymagania i projekt działa w środowisku bardziej hermetycznym, np. projekty dla dużych organizacji, które digitalizują znane i niezmienne od lat procesy biznesowe. Taki projekt jest poprzedzony dokładną analizą biznesową, która dekomponuje ogólne założenia pomysłodawców na konkretne business case’y, które da się następnie wycenić i zaimplementować w tworzonym systemie.
Dzięki takiemu podejściu można dokładnie zaplanować projekt i wyeliminować już na etapie przygotowawczym pewne błędy i zlokalizować luki w procesach.
Zaletą takiego podejścia jest dużo dokładniejsze przybliżenie finalnego budżetu, który trzeba poświęcić na projekt. Piszę przybliżenie, gdyż nawet pomimo analizy, jak już użytkownicy będą z systemu korzystać, to wyjdą jakieś potrzeby, których pomysłodawca po prostu nie przewidział.
W tym modelu rozliczamy się na podstawie wyceny za cały projekt lub jeśli projekt jest duży, to jest realizowany etapami, które są wyceniane oddzielnie. Koszt analityki biznesowej, którą trzeba zrealizować na wstępie zwykle stanowi jakieś 10-20% finalnej wartości projektu i jest ona kluczowym i nieodłącznym elementem projektu realizowanego w taki sposób. Analitykę biznesową można w takim przypadku porównać właśnie do projektu architektonicznego budynku. To na tym etapie wizja Klienta zamieniana jest w konkretne procesy biznesowe i sprawdzany jest model biznesowy, który ma ona realizować. Tu można jeszcze wiele zmieniać i eliminować potencjalne luki i niespójności w projekcie.
Mam nadzieję, że to krótkie porównanie różnych podejść pozwoli lepiej zrozumieć dostawcę, którego wybieramy do realizacji projektu, a w efekcie zrealizować projekt z sukcesem!