5 sierpnia , 2021
Digitalizacja B2E B2B B2C
5 minut

Jak Ty jako Klient możesz pomóc w sukcesie projektu?

Małgorzata Król

Od kogo zależy sukces projektu?

Zacznijmy od tego, że gdy jako Klient przychodzimy do jakiegoś Dostawcy z pomysłem na projekt, to oczekujemy, że po prostu powiemy co chcemy, Dostawca nam to zrealizuje, a na koniec płacimy i temat zamknięty. W praktyce nie jest to do końca takie proste, ponieważ każdy proces biznesowy jest trochę inny, potrzeby Klientów są różne, a przede wszystkim cele i korzyści jakie chcemy osiągnąć dzięki budowanemu narzędziu są indywidualne.

Co zatem jako Klient możesz zrobić aby pomóc w sukcesie projektu?

Wiedzieć czego chcesz

Najważniejszym punktem jest określenie jakie cele chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu, czyli co ma nam to dać, czy pozwala to zaoszczędzić pieniądze, a może ma pomóc zarobić więcej? Nie mam tu na myśli opisanego całego procesu biznesowego od A do Z (od tego jest dostawca, żeby przygotować odpowiednią analizę we współpracy z Klientem), ale o to co i po co chcemy zrobić. Więcej na ten temat: https://exaco.pl/ile-kosztuje-projekt-it/

Wyznaczyć po swojej stronie osobę odpowiedzialną za projekt

Taką, która będzie ostateczną i jedyną osobą w podejmowaniu kluczowych decyzji i będziesz mieć do niej pełne zaufanie. Oczywiście dostawca pełni tu rolę pomocy, dzięki czemu podejmowanie decyzji ogranicza się do akceptacji lub odrzucenia danego pomysłu.

Czynnie uczestniczyć w realizacji projektu

Z naszej strony (dostawcy) organizujemy cykliczne spotkania (zazwyczaj raz na tydzień lub dwa tygodnie), na których podsumowujemy efekty ostatnich prac oraz przedstawiamy postęp w kontekście całego projektu, w tym pokazujemy gdzie jesteśmy i ile jeszcze prac przed nami. Jest to moment, w którym feedback Klienta jest niezmiernie istotny. Jeśli w tej tabelce lub w tym formularzu brakuje Ci Kliencie jakiegoś pola lub cokolwiek jest niejasne, mów o tym od razu. Zaoszczędzi to mnóstwo czasu (i Twoich pieniędzy) jeśli poprawimy to od razu.

Komunikować o zmianach

Klient ma prawo do zgłaszania nowych pomysłów. Jeśli coś ma przewrócić projekt do góry nogami, OK, lepiej wiedzieć to dziś niż za pół roku gdy będziemy oddawać projekt i okaże się, że nie spełnia on naszych oczekiwań.

Nadawać priorytety wykonywania zadań

Czy na pewno zmiana koloru przycisku z ładnego na ładniejszy będzie dla Ciebie ważniejsza od dodania funkcjonalności, która usprawni pracę Twojemu pracownikowi? Z pewnością nie. I tu ponownie, dostawca służy pomocą w ustalaniu takich priorytetów.

Być dostępny

Klient powinien być dostępny do wyjaśnienia wątpliwości w projekcie. Bez odpowiedzi, powodujemy, że projekt może złapać opóźnienie.

Akceptować, weryfikować i odbierać funkcjonalności

Istotnym elementem w procesie realizacji projektu jest zaangażowanie osób, które docelowo będą korzystać z narzędzia, tak abyśmy wszyscy mieli pewność, że to co robimy spełnia oczekiwania. Nie ma chyba nic gorszego niż niechęć z korzystania z narzędzia, które nam nie pomaga, a czasem nawet utrudnia pracę. 

Kontrolować

Klient ma prawo do ciągłego wglądu w postępy prac wytwarzania oprogramowania. I w każdym momencie jeśli coś nie pasuje, powinien zgłaszać swoje uwagi.

Podsumowanie

Na podstawie badań Standish Chaos Report, The Standish Group, 83.9% (jest to uśrednienie, bez względu na wielkość projektu czy metodologię, w której projekt był prowadzony) projektów IT kończy się częściowym lub całkowitym niepowodzeniem, dokładniej:

  • 16.2% projektów IT kończy się sukcesem,
  • 52,7% projektów przekroczyło koszty, czas realizacji lub nie posiadało obiecanej funkcjonalności,
  • 31,1% projektów zostało porzuconych lub anulowanych.
Główne przyczyny niepowodzenia projektów:
  1. Niekompletne wymagania
  2. Nierealistyczne oczekiwania
  3. Brak zaangażowania użytkowników
  4. Brak zasobów
  5. Brak wsparcia kierownictwa
  6. Projekt nie był już potrzebny
  7. Zmieniające się wymagania i specyfikacje
  8. Brak planowania
  9. Brak zarządzania IT
  10. Brak umiejętności techniczny

Jak widać nie wygląda to zbyt optymistycznie, ale przynajmniej wiemy gdzie należy szukać usprawnień. Podsumowując Dostawca w 100% odpowiada za realizację powierzonego projektu, a Klient chce posiadać narzędzie, które będzie osiągać postawione cele. Przy odrobinie współpracy i zaangażowaniu obu stron, może powstać najlepszy software.

Jak zrobić projekt i zmieścić się w budżecie?